Начните с процесса, а не со списка функций
Запрос «нам нужна своя CRM» может означать разные проблемы: сотрудники не видят следующий шаг, данные дублируются или важная операция выполняется вне системы. Сначала опишите маршрут одного клиента: от первого обращения до завершения работы. На каждом шаге укажите ответственного, нужные данные, действие и критерий завершения. Это позволит обсуждать конкретную задачу вместо желания получить всё сразу.
Когда достаточно настройки готовой системы
Если модель клиентов, сделок и задач подходит, а проблемы связаны с полями, ролями или уведомлениями, сначала стоит проверить настройку. Иногда достаточно интеграции с текущим инструментом. Собственная разработка добавляет не только возможности, но и ответственность за эксплуатацию, обновления и исправления. Новый интерфейс сам по себе не делает процесс управляемым.
Признаки отдельной задачи для разработки
Внутренние сущности не укладываются в модель продукта; одна операция требует нескольких несвязанных интерфейсов; права зависят от нестандартных правил; важные расчёты и маршруты постоянно поддерживаются вручную. Это основания исследовать заказную систему, но не автоматическое доказательство её необходимости. Сравните хотя бы адаптацию готовой основы, интеграцию и реализацию с нуля.
Как сравнивать варианты
Для каждого варианта выпишите, какие сценарии он закрывает, какие ограничения останутся, как переносятся данные и кто будет сопровождать систему. Не сравнивайте только стоимость старта. Учтите подписки, инфраструктуру, обслуживание интеграций и будущие изменения процесса. Сроки и бюджет можно обсуждать предметно только после определения границ задачи.
Проверка на одном рабочем сценарии
Выберите типичную сделку и одно неудобное исключение. Проверьте, сможет ли сотрудник выполнить их целиком: найти клиента, изменить данные, назначить действие, увидеть историю и получить нужный статус. Для проверки используйте обезличенные записи. Красивый демонстрационный экран не заменяет проход по реальному маршруту.
Что делать с существующими данными
До переноса разберите источники, дубли, обязательные поля и связи между записями. Определите, кто подтверждает правильность миграции и в какой момент старую систему перестают использовать. Без этих решений новая CRM может просто получить старые проблемы. Пароли и полную клиентскую базу не нужно отправлять для первичной оценки.
Готовая основа тоже может быть вариантом
MDRK Core — наш собственный продукт с CRM, проектами, задачами, коммуникациями, файлами и автоматизациями. Его рассматриваем как основу, если модель подходит процессам компании. Это не утверждение, что продукт подходит всем: в связанном проекте показана структура, а на странице услуги CRM — границы разработки и вопросы для обсуждения.
С чего начать разговор
Подготовьте схему одного процесса, роли сотрудников, перечень сервисов и несколько обезличенных примеров. Укажите, что именно не получается в текущем инструменте. Такой набор полезнее запроса «сделать как известная CRM, только лучше»: он позволяет выбрать подход и определить проверяемый результат.